【美麗日報 2020 年 01 月 01 日訊】新的一年來了,每個人多多少少都有新的展望,為新的一年設下目標,並努力在一年之內完成。如果你想要在這一年裡加強領導能力、成為更好的職場領袖,不妨參考公共關係專家朱莉亞 · 博納(Julia Bonner)提出的 3 個建議。

博納是美國皮爾斯公關機構(Pierce Public Relations)創辦人兼主席,曾與不少娛樂圈名人和機構合作。她在女性求職網站「繆思」(The Muse)上撰文,表示很多人在職場上和他人溝通時,往往不自覺地犯下錯誤,不但影響商談結果,更會損害他們的信用。

她因此建議人們在溝通時注意用詞,只要稍微糾正一些壞習慣,就能在職場上表現得更加專業和強勢。讓我們來看看她給了什麼建議吧!

拒絕商業機會時,別說「做不到」(Can’t);該說「我不做」(Don’t)

拒絕別人是一門學問,既要照顧對方的心情,又得堅持立場,以免陷入被動的局面。為了表現得謙虛一點,許多人會在拒絕某個商業機會時,說自己「做不到」,殊不知這樣說其實會導致對方對你產生不好的印象,認為你拒絕他(她)是因為能力有限。

因此,當你拒絕不合宗旨的企劃案或商業機會時,與其說你「做不了」(Can’t),不如說「我不做」(Don’t),暗示對方,你珍惜這個機會,但你仍決定行使你的選擇權。

打個比方,假如有個客戶想要諮詢你的服務,但是你對這個客戶的業務領域不了解,暫時不想冒太大風險,與其說「對不起,我接不了你這個客戶」,不如說「很感謝您願意給我們這個機會,不過我們向來不接這個領域的客戶」這句話聽起來更專業,也令你和你的企業在對方眼裡顯得更有價值。

別再在電郵裡寫「對不起,遲回覆了」這句話

「對不起,遲回覆了」這句話在商家回覆客戶的電郵中也許很常見,但是博納認為,優秀的職場領袖應該採取理性的溝通方式,避免一味向人道歉,因為這樣做會令自己處於弱勢。不過,忙碌的時候一心投入、忘了回覆工作電郵是常有的事,那麼該怎麼包裝,才能避免這個結果呢?

博納建議人們,與其在電郵裡為了「拖延對方的時間」而道歉,不如感謝對方耐心等候,可以的話甚至能闡明你遲回覆的原因,如:「謝謝您耐心等候,讓我有時間收集足夠的資訊來幫助您。」只需要換掉這一句話,就能給對方留下不同的印象,認為你是個有競爭力、胸有成竹的職場領導人。

別說你「忙」,該說你正「全神貫注」

你是否常常聽見同事說自己有多忙?

全球經濟正在迅速發展,為了幫公司賺取更多利益,有的人下班後仍留在公司;有的人在短短幾天內跑遍幾個地方甚至幾個國家。每個人都在忙碌,忙到無瑕兼顧其它瑣碎的事情。不過,請你記住:你如何談論自己忙碌的工作,決定了你對工作的態度。

你使用的語言會影響你的思維,當你說自己「忙不過來」,聽起來就有一種被排山倒海的工作量壓得喘不過氣,或者沒有對工作量做好心理準備,給人無法管理自己時間的印象。這可不是一個優秀職場領袖的表現喔。

所以,當你說自己很忙的時候,別一味說自己很忙,而是說清楚你你當下正在忙什麼事。別說「天啊我好忙」,說「我在確定下週活動的細節」、「我現在忙著給兩個新客戶準備企劃案」、「我要出發去某地參加活動」,這樣說會讓你更加冷靜,更清楚當下的狀況,而不是像個盲頭蒼蠅一樣,忙來忙去卻不知道自己在忙什麼。

這些小習慣看起來微不足道,卻會彰顯你的溝通能力,而一名優秀的職場領袖必須在溝通方面下功夫,讓客戶、下屬和上司認為他有能力且值得信賴。假如你想要成為更好的上司或主管,不妨從這 3 個小地方開始做起,一步一步地改變自己吧!

責任編輯:蘇明真